Si todavía archivas documentos en papel y no te has animado a dar el paso hacia la digitalización de documentos, pensamos que este artículo puede ser de gran ayuda para que te animes a ello y sacar provecho de los muchos beneficios que supone la digitalización.
Cada vez es más importante
La digitalización de los documentos se refleja en que ayuda a que la empresa sea más productiva y eficiente. Ayuda a que se ahorre mucho tiempo y dinero, de tal forma que puedas proteger los archivos y compartir un archivo donde todos los archivos puedas compartirlos con tu equipo en un momento.
Vamos pues, con los 5 puntos más importantes:
Acceso a los documentos mientras se encuentran en movimiento
Si los empleados tienen que llevar documentos por razones profesionales e ir moviendo constantemente entre diferentes sitios o hacer reuniones, hay grandes posibilidades de que si son los documentos en papel, alguno se va a perder u olvidar en la oficina antes de que se produzca la reunión.
La digitalización lo que hace es ayudar a eliminar a que todo esto ocurra. No va a ser de importancia donde esté tu equipo, siempre que se cuente con conexión a la red de redes, va a ser posible acceder a los documentos y archivos que sean necesarios en todo momento.
Ahorro de espacio con los archivos digitales
Como nos aseguran los especialistas en digitalización de gitdoc.es, ya no es necesario el que las empresas tengan un espacio completo para el archivo de los documentos en papel. De todos es sabido que el espacio físico es bastante importante y puede ser usado mejor, cuando se usa como un almacén documental.
Hay que tener en cuenta que este tipo de almacenamiento es una manera asequible y escalable para ganar espacio en la oficina.
Cuando se digitalizan documentos y se logra ganar el espacio que solían antes ocupar las carpetas y archivadores, vas a darte cuenta de que la oficina es de mayor tamaño de lo que antes pensabas. De esta forma vas a poder expandir el equipo y que crezca el negocio de forma que no sabías antes que fuese posible.
El convertir los documentos en papel a archivos digitales y que pase a entrar en un sistema digital, supone gran ahorro económico, temporal y de espacio.
Además hay empresas que se dedican no solo a esto, también dan servicios complementarios, pues pueden ser asesores en el proceso en el que la empresa de toda la vida pasa a entrar al mundo digital y en muchos otros temas.
Protección de tus documentos con la digitalización
Es sencillo que en documento de papel pueda perderse, mojarse o romperse. Este tipo de sucesos pueden ser de gravedad para las empresas que no almacenan los documentos digitalmente.
Cuando se almacenan en disco duro los documentos y cuentan con el respaldo de la nube, te van a proporcionar una sensación de seguridad, pues sabrás que tus archivos más importantes están a buen recaudo.
Contar con la seguridad de que todavía vas a poder tener acceso a los registros comerciales importantes y a la información de los clientes, hasta si el espacio de la oficina se encuentra a un metro de agua.
Reducción de la utilización de papel
Cuando el papel es el principal medio para el almacenamiento de documentos hay grandes probabilidad de ir acumulando una enorme cantidad de copias impresas que en muchas ocasiones no tienen demasiada utilidad.
Cuando se pasa por un proceso transformador digital en toda clase de documentos, pasa a compartirse mediante medios digitales a la hora de ahorrar a la oficina de grandes cantidades de papel y así se ayuda a que el planeta sea mucho más sostenible.
Son de gran ayuda de cara a que se evite el uso del papel, algo en donde la digitalización está siendo la mejor solución.
Estamos convencidos de que va a llegar un momento en el que digitalizar los documentos donde vas a poder encontrar lo que necesites en unos pocos segundos, no en horas.
. Eso significa que no perderá más tiempo hojeando los archivos, lo que te permite concentrarte en lo que es importante.
La inversión en soluciones en el campo digital, lo que pueda ayudar es a que se reduzca la carga de trabajo y los errores, lo que puede traducirse en un ahorro bastante importante de dinero. Vale también para que mejore la comunicación del equipo, no olvidemos que todo cambio que se haga pude suponer un gran ahorro en cuanto a dinero.
